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交院〔2019〕4号
关于做好2019年档案归档移交工作的通知
各科室：
根据《关于做好2019年档案归档移交工作的通知》（南院办〔2019〕1号）精神，结合我院实际，现将有关归档工作通知如下。
一、归档内容范围
（一）2018年1月1日至2018年12月31日期间，学院在党政管理、科研、教学等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料。
（二）文件材料归档范围及具体要求请参照《118库论坛118网址之家交通学院档案归档范围统计表》（附件1）。
（三）归档的文件材料载体包括纸质及相应的声像、电子、实物等，不同载体的文件材料应一同归档。
（四）以学校名义获得市级以上的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗，对外交流活动中获赠的具有保存价值的实物礼品。
二、归档要求
（一）收集归档的各类文件材料要求为原件，复印件和传真件等一般不能作为归档文件材料。
（二）声像档案归档要求：
照片、录音、录像档案材料必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等元要素。
（三）电子文件归档的做法与要求
各档案归档负责人将本人负责的2018年工作中形成的有保存价值的电子文件（含各种图表、数据、声像等数字文件）收集后拷贝成一个文件夹进行提交。具体要求如下：
1.电子文件必须是正式件的定稿版。
2.原则上一文一件，成套文件可建子文件夹。
3.文件名必须是文件标题。
4.子文件夹的名称要能概括反映所包含文件的内容，如“××会议”、“××事件”。
5.专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件归档。
三、其他要求
（一）各负责人档案归档时间从发文之日起至2019年3月28日止。各负责人须按时将档案材料及《118库论坛118网址之家档案交接登记表》（附件2）提交至学院综合科唐梅老师处，归档过程中，有不清楚的地方可以与综合科唐梅老师沟通。
（二）未按期移交档案材料，从而影响学院档案移交工作的，学院将视情况进行通报。
附件： 1.118库论坛118网址之家交通学院档案归档范围统计表
2.118库论坛118网址之家档案交接登记表
118库论坛118网址之家交通学院
2019年3月21日
